Der Inhalt der Email Signaturen in der geschäftlichen Korrespondenz ist im Paragrafen 37 des deutschen Handelsgesetzbuches geregelt. Im Absatz 1 heißt es, dass alle Geschäftsbriefe eines Kaufmannes Angaben zu seiner Firma, der dafür gewählten Rechtsform sowie die komplette Hausanschrift des Unternehmenssitzes enthalten müssen. Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, gehören auch der Hinweis auf den Sitz des zuständigen Handelsregisters sowie die Nummer der Eintragung zu den Pflichtangaben. Wer sein Unternehmen in Form einer GmbH führt, findet eine vergleichbare Regelung zu den Email Signaturen im Paragrafen 35 des deutschen GmbH Gesetzes. Hier ist vorgeschrieben, dass neben den bereits erwähnten Daten die Namen aller Gesellschafter aufgeführt werden müssen. Hinzu kommen hier spezielle Angaben hinsichtlich des Haftungskapitals der Gesellschaft. Beachten sollte man, dass auch ausgegebene Bestellscheine als Geschäftsbriefe in Sinne dieser gesetzlichen Regelungen betrachtet werden und bei Geschäften mit ausländischen Kunden zusätzliche Angaben gemacht werden müssen. Die Vorschriften für die notwendigen Email Signaturen einer Kapitalgesellschaft finden sich im Paragrafen 80 des deutschen Aktiengesetzes. Hier müssen zusätzlich zu den allgemeinen Angaben auf jeden Fall die Mitglieder des Aufsichtsrates namentlich benannt werden, wobei der Vorsitzende des Aufsichtsrates besonders gekennzeichnet werden muss. Hier ist auch geregelt, worauf man achten muss, wenn Angaben zum Kapital der Gesellschaft gemacht werden sollen. Im privaten Bereich müssen solche gesetzlichen Regelungen zu den Email Signaturen nicht beachtet werden, sondern man kann sie nach eigenem Ermessen gestalten. Es empfiehlt sich dennoch, den Namen, die Adresse und eventuell sogar die Telefonnummer mit anzugeben. Das ist besonders dann wichtig, wenn man auch seine Behördenangelegenheiten via Email regeln möchte. Schließlich muss der jeweilige Bearbeiter zuordnen können, von wem er die Nachricht erhalten kann. Email Signaturen sind darüber hinaus auch eine Möglichkeit, Werbung an den Mann zu bringen. Das wird vor allem bei den Nachrichten offensichtlich, die über kostenlose Mailprogramme verschickt werden. Hier bindet der Anbieter in den meisten Fällen eigene Werbebanner oder die bezahlte Werbung Dritter mit ein, um seine Plattformen finanzieren zu können. Damit lässt sich in einzelnen Fällen sogar Geld verdienen, wenn man zu denjenigen gehört, die jeden Tag massenhaft elektronische Nachrichten verschicken.